كيف تدير مشروعا

هل يمكنك أن تخمن متوسط عدد المشاريع التي يدخلها الإنسان في حياته؟

واحداً؟ خمسة؟ عشرة؟ عشرون؟ أكثر؟ أقل؟...

في الواقع هو يدخل عدداً من المشاريع لا ينتهي إلا مع انتهاء حياته...

في كل يوم نحيا عدداً من المشاريع المتنوعة، إلا أننا ما اعتدنا أن نتعامل معها على أنها مشاريع، بقدر ما اعتندنا أن نتعامل معها على أنها أحداث تسير مع عقارب الساعة وتحكمها دقاتها...

يبدو أنه من الجيد أن نعتاد على استخدام كلمة "مشروع" عندما نتحدث مع الآخرين حتى في أمورنا البسيطة، فهي تضفي جواً من "الترتيب" الذهني والنفسي عليك أولاً، ومن ثم على الحوار وبالتالي ينعكس هذا الترتيب على الطرف/ الأطراف المشاركة في الحوار.

هل نجيد إدارة حياتنا؟
تجربة بسيطة

تريد أن تجتمع مع صديق أو أخ لك لتناقش معه موضوعاً ما.. تتصل به لكي ترتب لهذا الاجتماع، تسأله "ما هي مشاريعك اليوم؟"، ويأتيك الجواب: إما متلكئاً متردداً، بعدد من الكلمات لا رابط بينها، مع وقفات مترددة فلا تفهم شيئاً، أو سريعاً مترابطاً يسرد لعدد من "المشاريع": الآن... بعد الظهر... مساء...

من الواضح أن الوضع الأول ينبئ بحالة من الفوضى الذهنية وبالتالي العملية، بينما ينبئ الوضع الثاني بحالة من التنظيم" الذهني، وبالتالي العملي.

عندما ترتب لنزهة مع العائلة، فأنت تدير مشروعاً من نوع معين...

وعندما تتخذ قراراً بتحصيل درجة علمية، فأنت بصدد الدخول في مشروع من نوع خاص..

وعندما تهم بإصدار ثقافي معين، فأنت ستواجه مشروعاً ممتعاً وخطيراً في نفس الوقت لأن أجيالاً وأمماً ستتأثر به...

وعندما تقرر أن تتزوج، فأنت مقدم على أعظم مشروع في حياتك – هذا الذي يندر ويندر جداً من يخطط له أو يحسن إدارته، لذلك تأتي النتائج... مذهلة!!

وعندما تدخل عالم الأعمال يُفتح لك باب المشاريع على مصراعيه...

وعندما.... وعندما...

طالما أنت على قيد الحياة فأنت بشكل من الأشكال "مدير مشروع" رضيت أم أبيت، دريت أم لم تدرِ!

كيف تدير مشروعاً؟
التخطيط أولاً!

يعتمد نجاح أي مشروع مهما كبر أو صغر على حسن إدارته، ويضمن فشله سوء هذه الإدارة، و سيكون استعراضنا لإدارة المشاريع بعد هذه المقدمة محدداً بالمشاريع في عالم الأعمال، والتي يمكنك أن تطبقها فيما بعد على مشاريعك الخاصة بما يناسبها.

1) حدد مجال المشروع:
• ما نوع المشروع؟
• ما هي أهدافه؟
• ما هي عناصره؟ الأساسية و الثانوية.

إذا كنت تعمل مع شريك أو تحت إمرة مدير، وشعرت أن المعلومات في هذا الصدد غير وافية فلا تتردد في طلب المزيد، بل يمكنك أن ترجئ البدء فيه إلى أن يتم توثيقه تماماً من الإدارة العليا.

2) حدد المواد التي يتطلبها المشروع:
• الموارد البشرية:
- عدد العاملين.
- المهارات المطلوبة.
- المهمات المسندة، كم عنصراً تحتاج كل مهمة؟
- هل لديك ما يكفي من موظفين أم أنك بحاجة إلى عمالة جديدة؟

• الموارد المالية:
- الميزانية المخصصة: كم يحتاج مشروعك من مال؟
- وضعك المالي.
- التمويل: ما هو مصدر التمويل؟ شخصي؟ فردي؟ شريك؟ مستثمرون؟

3) موعد التسليم:
انتبه إلى عامل الزمن، لا تدخل أي مشروع بنهاية مفتوحة، حتى لو كنت تدير مشروعاً لنفسك بنفسك، فعادة ما يكون وضع موعد نهائي للتسليم والالتزام به في المشاريع الشخصية أصعب مما لو كنت مرتبطاً بطرف آخر يلزمك بهذا الموعد النهائي وذلك ببساطة لغياب عامل "الضغط".

الوقت أمر هام لأي مشروع، وإلا ستمضي حياتك كلها في مشروع واحد، أو أنك لن تتمم مشروعاً أبداً!

الآن وضعت، أو وُضع لك، وقت محدد للتسليم، انظر، هل يمكنك الوفاء به، أم أن حجم العمل لا يتوافق مع المدة المتاحة؟

الجواب نعم، اعمل عليه وتوكل على الله.

الجواب لا، إذاً أنت تحتاج إلى ساعات عمل إضافية، وهذا يعني أن تضع تكلفة هذه الساعات مقابل الميزانية المخصصة، ثم تنظر هل تحتمل الميزانية أم لا؟ ناقش الموضوع مع الإدارة (أو مع الشريك، أو اعمد إلى استشارة أصدقاء إذا كان مشروعك شخصياً).

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ
البند الرابع "من هو فريق العمل؟" 4) اجمع فريق العمل:
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
بعد أن حددت الموارد البشرية المطلوبة من حيث عدد العاملين، والمهارات المطلوبة، والمهمات المسندة، وكم عنصراً تحتاج لكل مهمة،

عليك أن تعمل على جمع فريق العمل. قد يكون لديك بعض أفراده، وتحتاج إلى توظيف البعض الآخر، وقد تكتفي بما لديك.

حاول أن يكون انتقاؤك لفريق العمل مدروساً، أن يكون أفراده من ذوي المهارات العالية، وتذكر أن توظيفك لمهارات متواضعة

لن يوفر عليك مالاً بسبب الرواتب المتواضعة، كما يتوهم معظم أرباب العمل، بل سيكلفك ضعف ما ستنفقه على المهارات العالية

لما تحتاجه هذه المهارات من مال ووقت وجهد في التدريب إلى أن تصبح مناسبة للمضي في تنفيذ المشروع.

ـــــــــ • متى يمكنك الاعتماد على المهارات المتواضعة؟ـــــــــ
من المناسب هنا أن نشير إلى أن توظيف المهارات يمكن أن يعتمد على نوع المشروع، هناك مشاريع تتحمل مهارات متواضعة

تكتسب تدريباً أثناء ممارستها لدورها في المشروع، وعادة ما تكون هذه المشاريع بسيطة، أو طويلة المدى،

أو أن يكون دور العامل أو الموظف فيها بسيطاً ولا يتطلب الكثير من التدريب للوصول إلى حد الإتقان.

ـــــــــ • اجتماع أوّلي...ـــــــــ
والآن وقد جمعت أفراد الفريق ادع إلى اجتماع تضع فيه الأسس أمام الفريق وتحدد المسؤوليات.

وعلى اعتبار أنه الاجتماع الأول للمشروع ، فأهم ما يتميز به هذا الاجتماع:

• طرح أهداف المشروع مع تحري الوضوح والدقة.

• تحديد المسؤوليات

• مناقشة خطة العمل.

• طويل

• مركّز

• مفتوح للاستفسارات

بالطبع سيكون هناك اجتماع رديف بعد الشروع بتنفيذ المشروع بأسبوع أو أربعة عشر يوماً

لتحري خط سير المشروع على ضوء معطيات ما يمكن أن نطلق عليه "المرحلة التمهيدية أو التجريبية".